1. TUJUAN

Standar prosedur pengelolaan aset teknologi informasi ini sebagai acuan dalam mengelola aset teknologi informasi milik PT. KA Properti Manajemen.

2. KEWENANGAN

• Kepala Departemen SDM dan IT serta Manager Teknologi Informasi bertanggung jawab atas pengawasan pelaksanaan kebijakan dan prosedur ini.
• Spesialis Teknologi Informasi bertanggung jawab evaluasi kesesuaian pelaksanaan prosedur ini.
• Staf atau Pelaksana Teknologi Informasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan kebijakan dan prosedur ini.

3. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dalam dokumen ini mencakup :

a. Perencanaan dan Penggunaan Aset Teknologi Informasi;

b. Pengadaan Aset Teknologi Informasi;

c. Pengembalian Aset Teknologi Informasi;

d. Pemeliharaan, Perbaikan dan Pengamanan Aset Teknologi Informasi;

e. Pemusnahan dan Penghapusan Aset Teknologi Informasi;

f. Pemindahtanganan Aset Teknologi Informasi;

g. Standar spesifikasi perangkat hardware sesuai dengan fungsi pekerjaannya dan;

h. Daftar software end user yang diizinkan.

4. REFRENSI

• Peraturan Menteri BUMN Republik Indonesia Nomor PER-2/MBU/03/2023 tentang Pedoman Tata Kelola dan Kegiatan Korporasi Siginifikan Badan Usaha Milik Negara terutama pasal 8.
• Peraturan Direksi Perihal Pengelolaan Aset Teknologi Informasi.

5. DEFINISI

• Perusahaan adalah PT. KA Properti Manajemen.
• Perangkat Keras adalah perangkat utuh atau Sebagian dari peralatan yang bersifat nyata bisa dilihat dan diraba secara langsung yang berfungsi untuk mendukung proses kerja komputer atau komputerisasi.
• Perangkat lunak adalah serangkaian program komputer yang memungkinkan pengguna untuk melakukan tugas tertentu pada perangkat keras komputer, seperti laptop, ponsel, atau server.
• End user adalah pengguna akhir yang menggunakan produk atau layanan tanpa memodifikasi atau mengembangkan secara signifikan
• Aset Teknologi Informasi adalah perangkat berbasis teknologi informasi yang bernilai meliputi perangkat keras dan perangkat lunak yang dikelola oleh Subdep TI.
• Sub Departemen Teknologi Informasi yang selanjutnya disebut Subdep TI adalah satuan organisasi yang memiliki fungsi pengelolaan teknologi informasi di Perusahaan.
• Departemen adalah satuan organisasi di Perusahaan yang menyelenggarakan fungsi yang diatur dalam Peraturan Direksi mengenai organisasi dan tata laksana.
• Pekerja adalah seorang yang mempunyai hubungan kerja dengan Perusahaan

6. KEBIJAKAN

6.1 Perencanaan dan Penggunaan Aset Teknologi Informasi

1. Subdep TI melakukan perencanaan dan penggunaan atas seluruh aset teknologi Informasi milik perusahaan.

2. Penggunaan aset teknologi informasi yang diperuntukan untuk Pekerja harus melalui  permohonan aset teknologi informasi yang diajukan oleh Pekerja harus disetujui secara tertulis oleh Kepala Departemen Pekerja bersangkutan dan ditujukan kepada Subdep TI dengan memberikan tembusan kepada Kepala Departemen SDM dan IT.

3. Subdep TI akan memeriksa permohonan yang diajukan dengan melakukan pemeriksaan awal terhadap kepemilikan aset Teknologi Informasi perusahaan yang digunakan oleh Pekerja.

4. Permohonan aset teknologi informasi dapat diproses apabila Pekerja belum memiliki perangkat kerja dari Perusahaan, Perangkat kerja sudah rusak dan tidak dapat diperbaiki, ataupun tupoksi pekerja yang sudah tidak sesuai dengan fungsi perangkat yang diberikan oleh Perusahaan.

5. Apabila setelah dilakukan pengecekan dan hasil terhadap kondisi kepemilikan aset Teknologi Informasi pada Pekerja telah disetujui untuk dilakukannya pengadaan ataupun pergantian aset teknologi informasi, selanjutanya akan diproses untuk pengadaan ataupun pergantian aset teknologi informasi kepada Pekerja memperhatikan fungsi kerja Pekerja bersangkutan dan anggaran Perusahaan.

6. Pengecekan terhadap hasil kondisi kepemilikan aset Teknologi Informasi dibuktikan dengan pengisian formulir Berita Acara Pemeriksaan (BAP) Aset Teknologi Informasi yang dikeluarkan oleh Subdep TI.

7. Formulir Berita Acara Pemeriksaan (BAP) Aset Teknologi Informasi dapat dilihat pada Lampiran I pada Peraturan ini.

8. Permohonan yang diproses selanjutnya akan dilakukan pemberian aset teknologi informasi kepada Pekerja dibuktikan dengan pengisian formulir Berita Acara Serah Terima (BAST) Aset Teknologi Infromasi yang dikeluarkan oleh Subdep TI.

9. Formulir Berita Acara Serah Terima (BAST) Aset Teknologi Informasi dapat dilihat pada Lampiran II pada Peraturan ini.

10. Semua aset teknologi informasi yang akan digunakan kembali oleh Pekerja harus sudah dipastikan konfigurasi yang diberikan sesuai dengan fungsi pada Pekerja tersebut.

6.2 Pengadaan Aset Teknologi Informasi

1. Pengadaan aset teknologi informasi dilakukan apabila tidak tersedianya suku cadang atau perangkat yang memadai dalam mendukung kinerja pegawai dengan memperhatikan ketersediaan anggaran Perusahaan.

2. Subdep TI akan membuat dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan Pengadaan Aset Teknologi Informasi.

3. Permohonan aset teknologi Informasi dengan nilai tertentu yang bersumber dari kantor pusat dan kantor area akan dilakukan pengadaannya oleh Subdep TI dengan menggunakan anggaran milik Subdep TI. Jika permohonan aset teknologi informasi bersumber dari project manager, maka Subdep TI akan membuatkan RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang telah disetujui oleh Kepala Subdep TI.

4. Pengadaan aset teknologi yang bersumber dari permohonan project manager maka untuk pembelian aset teknologi Informasi dilakukan oleh project manager dengan ketentuan menggunakan RAB yang telah disetujui oleh Kepala Subdep TI.

5. Semua kegiatan pengadaan aset teknologi dengan diatas nilai tertentu harus dilakukan melalui Departemen Logistik.

6. Pengadaan Aset Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dari Departemen Logistik, Project Manager ataupun Subdep TI selanjutnya dilakukan konfigurasi, pemberian kode aset teknologi informasi pada Perangkat Keras dan pencatatan pada Aplikasi Aset Teknologi Informasi.

7. Setiap aset teknologi informasi yang telah dilakukan pengadaaan status atas aset teknologi Informasi tersebut adalah Bagus.

6.3     Pengembalian Aset Teknologi Informasi

1. Setiap Pekerja yang mutasi ke instansi lain dan/atau melepaskan jabatan karena sebab apapun maka yang bersangkutan harus mengembalikan aset teknologi informasi kepada Subdep TI.

2. Pengembalian Aset Teknologi Informasi harus dilakukan oleh Pekerja kepada Subdep TI apabila Pekerja mutasi ke instansi lain, Pekerja melepaskan jabatan karena sebab apapun, setelah pengecekan berkala aset teknologi informasi Perusahaan ditemukan Pekerja yang memiliki aset teknologi informasi tidak sesuai dengan fungsi pekerjaannya atau aset teknologi informasi dalam kondisi rusak total.

3. Subdep TI selanjutnya akan mengirimkan surat Permohonan Pengembalian Aset Teknologi Informasi yang ditujukan kepada Pekerja dengan memberikan tembusan kepada Kepala Departemen Pekerja bersangkutan untuk mengembalikan aset teknologi Informasi perusahaan.

4. Seluruh proses pengembalian Aset Teknologi Informasi yang telah dilakukan oleh Pekerja dibuktikan dengan pengisian formulir Berita Acara Serah Terima (BAST) Aset Teknologi Infromasi yang dikeluarkan oleh Subdep TI.

5. Formulir Berita Acara Serah Terima (BAST) Aset Teknologi Informasi dapat dilihat pada Lampiran II pada Peraturan ini.

6. Seluruh aset teknologi informasi perangkat keras end user yang telah dikembalikan dan masih layak untuk digunakan akan dilakukan pembersihan data secara keseluruhan oleh Subdep TI.

7. Segala kehilangan data yang terjadi akibat Pekerja tidak melakukan backup data pada aset teknologi informasi yang dikembalikan bukan menjadi tanggungjawab Subdep TI.  

6.4 Pemeliharaan, Perbaikan dan Pengamanan Aset Teknologi Informasi

1.  Pemeliharaan Aset Teknologi Informasi

a. Pemeliharaan berkala merupakan tindakan preventif yang bersifat pencegahaan dan korektif untuk menjamin daya tahan penggunaan dari aset teknologi informasi.

b. Subdep TI akan melakukan kegiatan pemeliharaan berkala dengan jadwal waktu pemeliharaan sebagai berikut :

- Infrastruktur Data Center : minimal 1 (satu) tahun sekali

- Infrastruktur Jaringan : minimal 1 (satu) tahun sekali

- Perangkat Kerja : minimal 1 (satu) tahun sekali

c. Seluruh pelaksanaan pemeliharaan berkala aset teknologi informasi yang telah dilakukan didokumentasikan dengan pengisian Formulir Checklist yang dikeluarkan oleh Subdep TI.

d. Formulir Checklist Aset Teknologi Informasi dapat dilihat pada Lampiran III pada Peraturan ini.

e. Apabila hasil Formulir Checklist ditemukan aset teknologi informasi dalam kondisi rusak dan masih dapat diperbaiki maka akan dilakukan Perbaikan Aset Teknologi Informasi tetapi jika hasil Formulir Checklist terdapat aset teknologi informasi yang berada pada Pekerja tidak sesuai untuk peruntukannya maka akan dilakukan Pengembalian Aset Teknologi Informasi.

2. Perbaikan Aset Teknologi Informasi

a. Setiap aset teknologi informasi yang mengalami gangguan dan/atau kerusakan harus segera dilaporkan secara daring kepada Subdep TI disertari kronologi kejadian terjadi gangguan dan/atau kerusakan untuk dilakukan pemeriksaan dan tindak lanjut penanganan.

b. Subdep TI melakukan analisa terhadap perangkat aset teknologi informasi yang mengalami gangguan dan/atau kerusakan untuk dapat memastikan atas status kondisi perangkat dan status garansi pada aset teknologi informasi.

c. Jika terdapat aset teknologi informasi yang akan dibawa keluar area PT KA Properti Manajemen dan/atau diserahkan kepada Pihak Ketiga untuk perbaikan, maka harus dipastikan bahwa telah dilakukan pengamanan yang memadai terhadap informasi yang tersimpan di media penyimpan informasi pada aset teknologi informasi.

d. Apabila perangkat aset teknologi informasi masih dapat dilakukan perbaikan oleh Pegawai pada Subdep TI maka akan cek stok suku cadang terlebih dahulu. Jika stok tidak tersedia maka Subdep TI akan melakukan Pengadaan suku cadang Aset Teknologi Informasi terlebih dahulu sebelum dilakukan perbaikan.

e. Seluruh proses Perbaikan Aset Teknologi Informasi baik dilakukan oleh Pegawai Subdep TI atau melalui pihak ketiga harus didokumentasikan dengan mengisi Berita Acara Perbaikan.